Comment gérer les tarifs et les règlements de vos fournisseurs ?

La version 1.30 de WAY-Plan déployée en octobre 2024 contient des fonctionnalités pour gérer plus simplement :

• Les grilles de tarifs d'achat des prestations aux fournisseurs
• Les règlements dus aux fournisseurs 

Configurer les prestataires et leurs tarifs d'achat

1. Créer les fournisseurs dans la liste des partenaires

Un fournisseur sera toujours configuré comme "sous-traitant partenaire". Pour configurer un fournisseur, il faut donc : 

1. Créer sa fiche dans le menu  "Sous-Traitants Partenaires". 
2. Dans la fiche du partenaire, renseigner la partie "Fournisseur" :
   
   Les informations liées aux règlements serviront à créer automatiquement des échéances pour le suivi des règlements.

2. Créer les grilles d'achat des fournisseurs

En configurant les tarifs d'achat de chaque fournisseur, vous les retrouverez dans le champ "prix d'achat" des missions. C'est l'interface "Configuration des tarifs" qui permettra d'entrer dans WAY-Plan les grilles de tarifs d'achat de chaque service, pour chaque prestataire. 

Pour configurer une grille de tarifs d'achat pour les fournisseurs, il faut donc : 

1. Aller dans le menu "Tarifs > Configuration des tarifs".
2. Dans les filtres, à gauche, sélectionner "Prix d'achat".
   
3. Saisir les prix d'achat génériques de chaque service, pour chaque type de véhicules ou pour "Tout type de véhicule".
   
4. Cliquer sur l'icône liste, à droite de chaque prix d'achat renseigné.
5. Saisir la grille d'achat de chaque partenaire coché comme fournisseur.
   

Créer et suivre les paiements dus aux fournisseurs

Chaque service ajouté à une mission peut être relié à un fournisseur et donner lieu au suivi du règlement  qui lui est dû pour cette prestation.

1. Relier un fournisseur à un service et valider le prix d'achat d'un service.

Après valorisation de la mission, le prix d'achat dit "générique" est répercuté sur le service. Il est possible alors de désigner le fournisseur et valider le prix d'achat de ce service.

Pour valider le fournisseur d'un service et créer un suivi de règlement, cliquez dans la case "prix d'achat et validez le fournisseur du service.

Dès qu'un fournisseur est sélectionné, alors le suivi du paiement du fournisseur est créé automatiquement. 

Si une mission est valorisée avec plusieurs services, il peut y avoir un fournisseur différent pour chaque service.

2. Suivre les paiements dus aux fournisseurs

Tous les paiements fournisseurs créés sont disponibles dans le menu Partenaires > Règlements fournisseurs.

La liste des règlements fournisseurs permet de :

1.  Suivre les règlements dus, grâce aux filtres.
2. Modifier les échéances de paiement prévues.
   Nb : si vous avez modifié un élément dans la fiche du fournisseur et que vous souhaitez répercuter ces modification sur les suivis de règlements déjà créés, sélectionnez les services concernés et cliquez sur "Régénérer l'échéancier" en haut à droite.
   
   L'échéance d'un règlement est crée selon le paramétrage réalisé sur la fiche du partenaire, cependant la date de cette échéance est modifiable unitairement.
   Pour modifier la date d'un règlement dû, cliquez sur la flèche devant le règlement concerné et cliquez sur "Modifier".
3. Envoyer des mails de relance aux fournisseurs avec un résumé rapide de la liste des règlements dus.
4. Saisir le paiement d'un règlement à un fournisseur. Cette action peut être réalisée pour un règlement ou plusieurs règlements en utilisant la fonction "Saisir les règlements" en haut à droite.