Configuration de votre adresse email : la clé pour authentifier vos messages envoyés – Centre d'aide WAYNIUM

Les messages envoyés depuis WAY-Plan peuvent être détectés comme spam, malheureusement, comme tous les messages envoyés depuis un logiciel autre qu'un logiciel de messagerie (Outlook ou votre webmail).

Un ensemble de facteurs sont impliqués dans le bon envoi et la bonne réception des messages envoyés depuis WAY-Plan, parmi eux :

Les règles anti-spam mises en place par les services de messagerie (Office, Gmail, OVH, etc.), leurs mises à jour constantes
La réputation de votre adresse de messagerie
Le paramétrage de votre adresse de messagerie
Le contenu des messages envoyés
La réputation du serveur de messagerie WAYNIUM, impactée par les messages envoyés par nos équipes et également par vos équipes
Le paramétrage du serveur de messagerie WAYNIUM
Les évolutions techniques des serveurs de messagerie
...

Tout cela forme un enchevêtrement de paramètres qu'il nous faut décoder à chaque fois qu'un problème d'envoi/réception d'email nous est remonté.

1- Vérifiez si vos adresses de messagerie sont bien configurées

L'authentification des messages envoyés par WAY-Plan est indispensable.

Sans cela, en cas de problème de réception des messages par vos clients, chauffeurs, partenaires, aucune recherche de solution ne peut être menée par nos équipes techniques.

Pour vérifier quelle chance ont les emails envoyés depuis WAY-Plan d'être bien reçus par le destinataire, nous vous conseillons d'utiliser les services de https://www.mail-tester.com/ pour effectuer un test d'envoi. C'est l'outil que nous utilisons également car il analyse la qualité du message envoyé et le paramétrage de l'adresse de messagerie.

Ouvrez https://www.mail-tester.com/
Copiez l'adresse donnée en page d'accueil du site
Dans WAY-Plan, placez vous dans un dossier et sélectionnez "Envoyer un email" à droite
Une fois dans l'e formulaire d'envoi du message, collez l'adresse donnée par Mailtester dans l'adresse du destinataire et envoyez le message
Retournez sur le site Mail tester pour avoir le résultat.

Si vous avez 9/10 ou 10/10 au Mailtester, merci de nous communiquer le lien de votre résultat au moment de l'envoi de vos messages à support@waynium.com.

2- Paramétrages de vos adresses de messagerie

Si le Mailtester affiche que vos messages ne sont pas parfaitement authentifiés, voici les procédure à suivre.

1- En cas d'utilisation d'un nom de domaine personnalisé, par exemple : @waynium.com

En cas d'utilisation d'un nom de domaine personnalisé, par exemple : xxx@waynium.com, il est nécessaire de réaliser un paramétrage DMARC, SPF et DKIM dans l'interface de votre fournisseur de nom de domaine.

Paramétrage DMARC à réaliser :
Le paramétrage DMARC indique aux serveurs qui recevront vos e-mails, la manière dont ils doivent traiter les e-mails ne provenant pas des serveurs autorisés par SPF & DKIM.

• Si vous souhaitez que les e-mails soient reçus même si votre identité à été usurpée
   v=DMARC1; p=none; pct=0;
• Si vous souhaitez que les e-mails soient reçus soient envoyé dans le dossier spam
(paramétrage recommandé)
   v=DMARC1; p=quarantine; pct=0;
• Si vous souhaitez que les e-mails soient reçus supprimés
   v=DMARC1; p=reject; pct=0;
• Si vous souhaitez être informé lorsque vous mails sont considérés comme spam, vous pouvez ajouter un paramètre supplémentaire "rua" en spécifiant l'adresse mail sur laquelle vous souhaitez recevoir les notifications de mise en spam ou suppression
   v=DMARC1; p=quarantine; pct=0; rua=mailto:CUSTOMER@for.example.com

Paramétrage SPF à réaliser :

Si votre paramétrage se présente de cette façon ou d'une façon similaire :
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

Alors modifiez le de la façon suivante :
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.waynium.com -all

Paramétrage DKIM à réaliser : Ajouter 2 enregistrements CNAME

Si vous passez par un prestataire pour la gestion de votre nom de domaine, vous pouvez transmettre cette procédure à votre prestataire.

Lorsque tout est opérationnel, merci de nous confirmer par retour d'email que vous avez bien réalisé la configuration. Pour que l'optimisation des envois par ce biais soit 100% effective, un paramétrage est également nécessaire de notre côté.

2- En cas d'utilisation de @gmail

Si votre adresse de messagerie est xxx@gmail.com ou est gérée dans Google, vous pouvez suivre cette procédure pour authentifier vos emails : https://help.waynium.com/hc/fr/articles/5756008680978-SMTP-Gmail-Activation-de-la-double-authentification-Mot-de-passe-d%C3%A9di%C3%A9-pour-le-logiciel-WAY-Plan-

3- En cas d'utilisation d'un autre fournisseur de messagerie gratuit @orange @free @hotmail ou autre

Si votre adresse de messagerie est une adresse de messagerie gratuite, le seul moyen d'authentifier vos messages sortants de WAY-Plan est la configuration de votre adresse de messagerie dans le menu
"Email > Serveur de messagerie sortant".

Suivez ce tutoriel : https://youtu.be/0HPI7THX6cM?feature=shared

Ensuite, modifiez le statut en "activé" et faites un test manuel d'envoi d'email. WAY-Plan enverra l'email si la configuration est correcte. WAY-Plan renverra une page d'erreur si la configuration est incorrecte.

Pour information, nous pouvons chercher les paramètres de messagerie de votre hébergeur mais vous seul connaissez votre mot de passe de messagerie. Si vous souhaitez de l'aide sur le paramétrage, il nous faudra votre mot de passe d'accès à votre messagerie.

A noter : L'authentification des adresses de messagerie gratuites, hors Gmail, est la plus compliquée et la plus instable. Si vous le pouvez, nous vous conseillons à minima de passer sur Gmail ou sur une adresse avec nom de domaine personnalisé.

3- Procédure en cas de réception d'un message d'erreur

Malgré toutes ces actions, il se peut que vous receviez des emails de rejets :

En cas de réception de messages de rejets, merci d'impérativement suivre cette procédure pour analyse technique :

Transférer en tant que pièce jointe le message reçu
Adresse destinataire : postmaster@waynium.com

Tous les messages transférés sont analysés par un technicien.

4- Rustine

Si un client, un partenaire ou un chauffeur vous indique ne pas avoir reçu votre message, il n'y a que l'envoi depuis votre messagerie qui peut résoudre la situation en urgence.
Tous les messages sortants de WAY-Plan peuvent être envoyés manuellement, en téléchargeant les pièces jointes générées par WAY-Plan et en copiant/collant les contenus des messages dans votre logiciel de messagerie habituelle et en l'envoyant manuellement.

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