Il est primordial que chaque personne utilisant WAY-Plan ait son propre login.
Quels sont les avantages du login personnel par collaborateur ?
- Chaque personne a accès aux rubriques qui concerne son rôle dans l'entreprise.
- En cas de recherche, il est facile de retrouver qui était à l'origine d'une action. L'historique des actions est conservé 6 mois.
- Un accès temporaire peut être créé pour une personne sur une période donnée.
Exemple : dans le cadre d'un contrait saisonnier ou de l'intégration d'un stagiaire, le login est créé au début de la collaboration. A la fin du contrat, il est possible de désactiver les accès sans perdre l'historique des actions du collaborateur.
Comment créer un accès pour un nouveau collaborateur ?
Pour ajouter un accès collaborateur :
- Rendez-vous dans le menu Paramétrage > Collaborateur
- Sélectionnez "+ ajouter collaborateur" en haut à droite.
- Vous pourrez sélectionner le rôle de la personne. Notre recommandation est que seul.e le.a gérant.e de l’entreprise ait un profil en “admin” car il a les droits les plus larges sur le logiciel.
- Dès validation, la personne recevra un mail pour créer son mot de passe, puis elle pourra générer un code pour Google Authenticator.
Comment gérer les restrictions des collaborateurs ?
Si une personne au sein de l'entreprise est en charge d'un dossier ou du suivi d'un client précis, il est possible de créer des restrictions.
Le fait d'ajouter une "Autorisation sur client" restreint le collaborateur à ne voir que les données du/des clients désignés comme autorisés. Il n'aura plus accès aux données concernant les autres clients.
Le fait d'ajouter une "Autorisation sur dossier" restreint le collaborateur à ne voir que les données du/des dossiers désignés comme autorisés. Il n'aura plus accès aux données concernant les autres dossiers.
Il est possible d'ajouter, de modifier ou de supprimer une autorisation à tout moment.
NB : Il n'existe pas de droit "Autorisation sur entité". L'objectif de l'option "entité commerciale supplémentaire" est justement de permettre aux collaborateurs de 2 entités de les gérer sur une interface commune. En cas d'utilisation d'une seconde entité commerciale, un collaborateur aura toujours accès aux données des 2 entités.
Quels sont les droits de chaque profil ?
Notre recommandation est que seul.e le.a gérant.e de l’entreprise ait un profil en “admin” car il a les droits les plus larges sur le logiciel.
Pour les collaborateurs de l’entreprise, il s’agira de choisir le rôle le plus adapté au poste de la personne.
A chaque rôle correspond des droits d’accès aux données spécifiques.
De façon générale :
| Rôle | Adapté pour |
| Admin | Le.la gérante et les personnes en charge du déploiement du logiciel dans l’entreprise. |
| Adjoint | L’adjoint.e de l’agence |
| Adjoint sans facturation | Les adjoints qui n’ont pas de droits d’émettre de facture. |
| Contrôle | Le.a responsable d’exploitation |
| Exploitation | L’agent.e d’exploitation |
| Commercial | Le.a commercial.e |
| Facturation | La personne en charge de la facturation |
| Comptabilité | Le.a comptable extérieur.e à l’entreprise |
| Stagiaire | Le.a stagiaire |
| Externe lecture seule | Consultation du planning seule, pas d'ajout, ni modification de données. |
La documentation expliquant quels sont les droits de chaque profils est disponible en pièce jointe de cet article.
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