Nouvel Importateur de Missions : Conseils d'utilisation

Découvrez des astuces pratiques pour optimiser la gestion de vos missions et améliorer votre productivité grâce à l'importation et la mise à jour de vos missions à partir d'un fichier CSV ou Excel .  

Cet article aborde : 

• Télécharger le fichier modèle d'importation de mission
• Informations à connaître pour bien remplir le fichier 
• Importer les missions

Vous pouvez également consulter le tutoriel d'utilisation en vidéo :

Pour commencer

Naviguez vers le Menu Principal : > Missions > Nouvel importateur de mission.

Téléchargez le Fichier modèle : Accédez à l’Étape 1 > Importer des données > Télécharger le fichier modèle

Informations à connaitre pour bien remplir le fichier
 

1. Références et codes

#Référence unique :  La référence est une information alphanumérique unique par mission. 

La référence est obligatoire et doit être unique car c'est elle qui permettra de créer la mission et de la mettre à jour lors d'un nouvel import de fichier.

Lorsque les missions seront importées, cette référence sera positionné dans la référence de la mission. 

Code dossier : 2 possibilités s'offrent à vous :

- Si le numéro de dossier est saisi sur le fichier, alors les missions importées seront créées directement dans ce dossier. Il ne sera pas nécessaire de noter les informations client. 

- Si le numéro du dossier n'est pas renseigné, alors chaque mission sera créée dans un nouveau dossier. Il sera nécessaire de bien remplir les colonnes du nom de la société et du contact client. 

Code statut mission : Renseignez le statut que devra avoir chaque mission importée. 

2. Services et véhicules 

Code type de service : Saisissez le code du type de service tel qu'il existe dans votre planning. 

Code type de véhicule : Vérifiez les codes depuis votre menu >Voitures >Type de véhicules 

NB : Le code ne peut pas commencer par un chiffre

3. Dates et heures

Date de début et fin de mission : Utilisez le format européen :  jour, mois, année. Ex : 30/05/2024 

Heure de début et fin de mission : Utilisez le même format que dans le planning. Ex : 17:00 

 

4. Détails itinéraires 

Prise en charge et dépose : 2 possibilités s'offrent à vous :

1. Entrez l’adresse complète : Si elle n'est pas encore enregistrée dans votre espace WAY-Plan, le système recherchera automatiquement les informations via Google Maps.
2. Pour les lieux couramment utilisés : Pour gagner du temps, créez des références externes.

NB : Pour créer des références externes pour chaque lieu utilisez un code alphanumérique.
Rendez vous dans votre Menu Principal >Paramétrage >Lieux puis sélectionnez le lieux concerné par un futur import de mission. 

Saisissez le code de votre choix, sans espace, dans le champ "Ref. externe". Ex : GEST
Ou allez directement depuis votre itinéraire en cliquant sur le crayon >Modifier ce lieu : 

Itinéraire : Comme l'importateur ne permet de créer que des missions avec 1 lieu de départ et 1 lieu d'arrivée, le champ "itinéraire" vous permet de noter des étapes intermédiaires, même si c'est en texte libre. Cette information sera importée dans le descriptif de l'itinéraire.

5. Informations Passagers 

Pax : Renseignez le nombre de passagers

Concernant les noms des passagers, 2 possibilités s'offrent à vous : 

• Renseigner les détails de vos passagers pour les enregistrer dans votre base de données. Vous devrez alors renseigner les champs : 
  1.  Nom et et prénom passager
  2. Portable : Le numéro de téléphone ne peut pas commencer par "+", veillez à utiliser l'indicatif régional. Exemple : 33783235566.
  3. Code langue : Veuillez respecter le code à deux lettres correspondant à la langue du passager : 

• Ou la saisie manuelle, sans enregistrement des passagers dans votre base de données. Vous ne devrez renseigner que "Liste passagers"

Comment importer les missions

Après avoir renseigné votre fichier, vous pouvez passer par l'import du fichier ou un copier/coller des données renseignées sur le fichier.

Nous vous conseillons de faire un test avec 2 ou 3 missions avant d'importer plusieurs dizaines de missions.

• Option 1 : Importation à partir d'un fichier rempli :
  Allez dans le Menu principal >Missions >Nouvel importateur >Importer des données (étape 1) >Choisir un fichier. Cliquez sur le bouton Importer pour charger le fichier sélectionné. 
  
• Option 2 : Copier-coller les informations :
  Copiez les informations depuis votre fichier Excel et collez les informations directement dans le carré prévu à cet effet. Cliquez sur retour pour finaliser l'importation.
  

Après avoir cliqué sur "Importer", vous serez redirigé vers la liste des résultats de l'import.

Sur chaque ligne de mission importée correctement doit s'afficher : le numéro de dossier-mission et "ok".

 

Important : Vérifiez vos missions importées en cliquant sur la mission pour être dirigé(e) vers le dossier correspondant, automatiquement filtré sur le numéro de mission.