Comment bien utiliser le dossier de commande ?

Le dossier de commande permet de regrouper les missions ensemble.

Avant de créer votre premier dossier de commande, voici une petite explication utile pour mieux comprendre l'organisation de vos missions dans WAY-Plan.

Lorsque votre client sollicite vos services, il peut avoir besoin d'un ou plusieurs transports, répartis sur une ou plusieurs journées.

Pour cela, toutes les missions seront valorisées dans un même dossier de commande, qui générera (quand vous le déciderez) le devis et la facture regroupant l'ensemble des services souhaités.

Le dossier permet donc de ranger librement une ou plusieurs missions, selon ses besoins. Pour visualiser un dossier de commandes, il suffit de cliquer dans le planning des missions sur n'importe quel numéro de dossier, en début de ligne.

S'affiche alors ce que nous appelons "le mode dossier". L'interface du mode dossier ressemble à celle du planning des missions, à quelques différences près :

elle ne contient que les missions du dossier sélectionné
l'entête affiche les informations permettant d'identifier le client associé au dossier, sa demande, et la valorisation globale de sa commande
de nouveaux boutons sur la droite de l'écran sont présents pour réaliser toutes les opérations nécessaires, comme ajouter de nouvelles missions dans le dossier, les confirmer au client, les transmettre au chauffeur, etc.

Pour revenir au planning des missions, il suffit de cliquer en haut à gauche sur la flèche retour.

Chaque dossier créé dans WAY-Plan suivra un fil conducteur jusqu'à 2 issues : terminé ou abandonné. Plus vous êtes rigoureux dans votre suivi des dossiers, et plus vous gagnez en efficacité.

Comprendre les statuts de dossier

Les dossiers sont créés par défaut en type "Planification/Facture" ce qui permet d'afficher les missions au planning et de les facturer.

Les statuts de dossiers les plus utiles à connaître :

Création d'un dossier : le dossier est "En attente de traitement"

Le logiciel considère qu'il n'y a ni devis, ni confirmation ferme de commande du client pour l'ensemble des missions du dossier. Les dossiers sont regroupés dans la partie "A traiter" du tableau de bord.
Création du devis pour ce dossier : "Devis disponible"

En cliquant sur le bouton "devis disponible" parmi les actions à droite du dossier, le devis est créé. Il peut être envoyé téléchargé en PDF ou envoyé par mail au client.
Si le dossier contient plusieurs missions, alors le devis contiendra toutes les missions du dossier qui contiennent une ligne de tarif et ne sont pas en statut E annulé.
Cette étape n'est pas obligatoire, le dossier peut directement passer en "proposition confirmée" si le client ne souhaite pas de devis.
Confirmation de la commande : "Proposition confirmée"

Lorsque vous cliquez sur le bouton d'action "confirmer proposition" : le statut de toutes les missions passe instantanément à 4 "en attente d'attribution". La commande est confirmée, le bouton "gérer la facture" est alors affiché.
Si un dossier n'est pas en "Proposition confirmée" alors, le bouton "Générer la facture n'est pas proposé parmi les bouton d'action de droite.
Facturation du dossier : "Facture disponible"

Dès que la facture est générée, alors le dossier passe en "Facture disponible" automatiquement. Si toutes les missions du dossier ont un statut au-delà de S, alors elles passent automatiquement au statut G facture générée.
Saisie de tous les règlements du dossier : "Facture réglée"

Lorsque la facture est émise, un suivi de règlement est créé automatiquement. Dès que tous les règlements d'un dossier sont saisis, alors le dossier passe automatiquement en "facture réglée".
Cloture d'un dossier qui ne sera jamais facturé : "Abandonné"

En passant le dossier en "abandonné", le dossier sort de votre suivi. Ce statut est utilisé pour les dossiers qui ne déboucheront jamais sur une facture, comme les devis non confirmés.