La version 1.43 de WAY-Plan introduit de nouveaux outils de création assistée par intelligence artificielle. À partir d'un texte libre ou d'un e-mail reçu, préparez vos demandes de réservation en limitant la ressaisie des informations. Cette version facilite également l'identification des chauffeurs dans le planning et Visualimo.
La création assistée par intelligence artificielle
WAY-Plan peut analyser une demande de transport et préparer une demande de réservation avec les informations reconnues : dates, horaires, adresses et passagers.
Vous conservez le contrôle à chaque étape : vous relisez les informations, complétez les éléments nécessaires et validez la création du dossier. Aucune mission n'est créée sans votre validation.
La baguette magique : partir d'une demande en texte libre
Un message client, des notes prises au téléphone ou un programme de séjour peuvent servir de point de départ à une réservation. Collez votre texte dans la fenêtre « Créer une mission par IA », puis cliquez sur « Analyser ». Les demandes rédigées en anglais peuvent également être analysées.
La baguette magique est accessible depuis plusieurs emplacements :
- La barre du haut : l'icône se trouve entre la cloche et le panier.
- Un dossier : le bouton « Ajouter une mission (IA) » permet de préparer une nouvelle demande en reprenant le client du dossier.
- Le cadre « Demande du client » : la baguette permet d'analyser directement le texte déjà renseigné.
Après l'analyse, choisissez le contact et le client, vérifiez les adresses et sélectionnez le type de véhicule et le type de service. Validez ensuite avec « Créer un dossier » ou « Ajouter au dossier », selon le dossier retenu.
Avant de poursuivre, contrôlez les dates, horaires, adresses, passagers, bagages et civilités. Les ajustements d'horaires, de nombre de passagers ou de bagages se réalisent dans la mission après création du dossier.
Les demandes de réservation reçues par e-mail
WAY-Plan peut également analyser les e-mails de demande de transport et préparer les réservations à relire par votre équipe. Deux modes de réception sont proposés :
- Une adresse e-mail personnalisée par contact client : le contact transfère ses demandes à cette adresse ou la met en copie de ses échanges. Elle peut être activée depuis sa fiche avec « Activer l'adresse waymail », ou depuis l'onglet « IA » de son espace client.
- Une boîte mail de votre société : un administrateur peut la relier depuis le menu MAILS, rubrique « Boîtes mail pour traitement IA ». Seuls les e-mails reçus après la mise en service sont analysés.
Lorsqu'une nouvelle demande de transport est reconnue, WAY-Plan prépare une demande de réservation. Vous pouvez l'ouvrir depuis l'e-mail ou depuis le panier, rubrique « Clients », onglet « Devis internet : Email ».
L'e-mail d'origine reste visible pendant la relecture. Vous pouvez ainsi comparer le message aux informations préparées et choisir de reprendre son texte dans la demande du client, la note interne ou la note au chauffeur.
Les modifications et les annulations restent sous votre contrôle : lorsqu'un e-mail demande un changement sur une course existante, une alerte opérateur est créée. Vous consultez le message et intervenez vous-même sur la mission concernée.
Un explorateur pour suivre le traitement des e-mails
Le menu MAILS > Explorateur email — missions par courriel permet de retrouver les messages reçus et de suivre leur traitement.
Une étiquette indique la nature du message ou l'étape de son analyse :
- En attente : le message attend son analyse.
- Mission : une demande de réservation a été préparée.
- Alerte opérateur : le message nécessite une intervention de votre équipe.
- Aucune mission : aucune nouvelle demande de transport n'a été identifiée.
- Échec d'analyse : le message nécessite un traitement manuel.
Si une demande semble avoir déjà été reçue, un bandeau « Doublon probable de DEM … » invite à consulter la demande existante avant de créer un dossier.
Après avoir terminé le traitement d'un message, cliquez sur « Marquer comme traité ». Cette action est distincte de la création du dossier. L'historique permet de retrouver l'utilisateur ayant traité l'e-mail.
Le suivi des chauffeurs dans le planning et Visualimo
Un repérage visuel par type de contrat
Une couleur peut être définie par type de contrat pour identifier plus facilement les chauffeurs concernés, par exemple ceux en période d'essai.
Cette couleur est reprise sur le nom du chauffeur dans le planning et dans la liste des chauffeurs de Visualimo.
Les informations utiles accessibles au survol
Au survol du nom du chauffeur, une infobulle regroupe les informations disponibles :
- le numéro de téléphone ;
- le type de contrat ;
- les dates de début et de fin du contrat ;
- le commentaire associé au contrat.
Vous accédez ainsi au contexte du chauffeur sans quitter votre vue de travail.
Synthèse des évolutions
| Module | Description |
|---|---|
| Baguette magique | Préparation d'une demande de réservation à partir d'un texte libre, avec relecture et validation par l'utilisateur. |
| Demandes par e-mail | Analyse des demandes reçues sur une adresse personnalisée de contact ou une boîte mail de la société. |
| Explorateur des e-mails | Consultation des messages, accès aux demandes préparées et suivi du traitement par l'équipe. |
| Planning et Visualimo | Identification des chauffeurs par couleur de type de contrat et consultation des informations utiles au survol de leur nom. |
Pour toute question sur ces fonctionnalités ou leur mise en place sur votre compte, vous pouvez contacter le support à support@waynium.com et par WhatsApp au +33 9 71 07 11 29.
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