Comment générer une facture

Cet article aborde :

• Comment générer une facture
• Un mémo reprenant les points fondamentaux concernant les factures
• Des informations légales concernant la facturation

Comment générer une facture ? 

Depuis la mise en place de la certification NF525 en mai 2024 concernant l'inaltérabilité des factures, voici la procédure que nous recommandons pour la génération de vos factures :

1. Rendez-vous dans le dossier à facturer.
   
   
2. Contrôler les données saisies sur le dossier et les missions en ouvrant la Proforma "Générer et contrôler la Proforma".
   
   
   
3. Modifier les informations nécessaires jusqu'à ce que la Proforma soit conforme : 
   1. A la grille tarifaire applicable au client ou aux ententes tarifaires convenues pour les missions contenues dans le dossier.
      
      
   2. Aux missions valorisées. Pour vous aider, vous pouvez isoler les missions ne contenant pas de tarifs grâce au filtre "missions non valorisées" :
      
      
      
   3. Aux éléments communiqués par le client :
      1. client facturé correct,
      2. référence dossier renseignée si besoin,
      3. références de chaque mission renseignées si besoin.
         
         Pour rappel :
         • Le client mentionné sur la facture sera toujours la personne ou l'entité qui paiera la prestation. Si le client du dossier n'est pas correct alors vous pourrez changer le client du dossier en suivant cette procédure AVANT de générer la facture. 
           
         • Seul le modèle de facture n'est pas vérifiable sur la Proforma. Pour vérifier le modèle de la facture, passez par "Gérer la facture".
           
           
4. Cliquez sur "Générer la facture" et complétez les informations proposées si elles ne sont pas exhaustives.
   1. Dans l'entête du formulaire, le logiciel affiche automatiquement le prochain numéro de facture et vous permet de choisir la date de la facture.
      Si vous modifiez cette information, alors vous devrez en indiquer la raison.
   2. Vérifiez le modèle de la facture en cliquant sur "Gérer la facture", en haut à droite.
   3. Dans la suite du formulaire, vous pourrez confirmer ou modifier :
      1. La référence du dossier
      2. L'adresse qui sera affichée sur la facture. 
   4. L'étape finale est la vérification de la facture et sa validation. 
5. Votre facture est créée, vous pouvez :
   1. La télécharger,
   2. L'envoyer par email à votre client,
   3. La soumettre dans Choros Pro (pour les factures payés par un organisme public français), Voir Option Chorus Pro
   4. La retrouver dans "Facturation > Factures".

A retenir :

• Les numéros des factures sont générées automatiquement par un séquenceur. Si le numéro proposé ne correspond pas à ce qu'il devrait, contactez le support pour analyse et rectification.
• Le séquenceur automatique mis en place suit strictement ce qui est noté dans le Code Général des Impôts https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/140-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10-20131018 :

  Pour chaque série distincte de factures, les assujettis peuvent utiliser un système de numérotation propre pour chaque série à condition :

  - que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l'émission des factures ;

  - qu'elle soit continue ;

  - et que le dispositif retenu au sein de l'entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. Il est conseillé à cet égard d’utiliser pour chaque série de factures un préfixe de numérotation distinct de façon à éviter toute possibilité de confusion.

• Les factures et avoirs sont inaltérables, aucune modification ne peut intervenir après génération, excepté l'adresse de facturation. 
  
  
• Il n'y a pas de possibilité d'assouplir les conditions décrites ci-dessus, même pour les utilisateurs situés dans les pays non soumis à la loi française.
• Si les missions du dossier sont modifiées après génération de la facture, alors la facture contiendra toujours les détails des missions comme elles étaient au moment de la génération de la facture et non les missions modifiées.
  
  
• Même le modèle sera figé donc cliquez bien sur "Gérer la facture" avant validation de la facture si vous avez besoin de le modifier.
  
  
• Si vous modifiez l'adresse du client après génération de la facture, le compte compta attaché à la facture restera celui du client initial associé au dossier. 
  
  
• Toute modification ou annulation passe par la génération d'un avoir puis la création d'un nouveau dossier pour génération d'une nouvelle facture. Suivez ce guide pour générer un avoir.
  Vous pourrez dupliquer le dossier initial en type "facture seule" pour la création de la nouvelle facture.
  
  

Question certification et loi applicable :

• En cas de doute, avant toute manipulation, demandez l'information à votre comptable qui a la connaissance de ce qui permis pour le bon suivi de votre comptabilité.
  L'équipe du support WAY-Plan vous aidera ensuite à suivre les recommandations de votre comptable. 
  
  
• Depuis la version 1.29 de WAY-Plan mise en place en mai 2024, le logiciel est conforme à la loi française https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-DECLA-30-10-30-20210519#B._Logiciels_ou_systemes_de__23 mise à jour le 19/05/2021, définissant les 4 conditions à respecter appelées ISCA (Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation, Archivage).
  
  
• En cas de contrôle fiscal, téléchargez le justificatif de conformité de WAY-Plan disponible dans le menu "Facturation/Factures" puis "Attestation individuelle de conformité".