WAY-Plan : Comment activer et personnaliser les SMS envoyés aux passagers

Dans WAY-Plan, l’envoi automatique de SMS aux passagers est un outil précieux pour renforcer la qualité de service et limiter les oublis ou retards. Encore faut-il que toutes les conditions soient réunies pour qu’ils partent correctement. Voici les étapes à suivre, dans l’ordre, pour garantir un fonctionnement sans accroc.

1. Vérifier que vous disposez bien de SMS en stock

Avant toute chose, rendez-vous dans le menu SMS de votre interface. Un encart rouge en haut à droite affiche le nombre de SMS restants sur votre compte. Si ce solde est à zéro, aucun message ne pourra être envoyé. Dans ce cas, vous devrez recharger votre stock via l’achat d’un pack.

2. Activer les types de SMS à envoyer aux passagers

Toujours dans le menu SMS, sélectionnez l’onglet Passager. Vous y trouverez les différents types de SMS que le logiciel peut envoyer automatiquement.

Pour chaque type de message :

• Cochez ceux que vous souhaitez activer.
• Vous pouvez personnaliser le texte brut (ex : “Bonjour, votre chauffeur arrive.”).
• Attention : les balises entre accolades { }, comme {nom_passager} ou {heure_prise_en_charge}, sont automatiques et ne doivent pas être modifiées. Elles permettent au système de remplacer dynamiquement ces éléments par les bonnes données.

3. Ajouter des traductions si besoin

Chaque SMS peut être traduit manuellement en plusieurs langues. Cela vous permet d’adapter le message selon la langue préférée du passager, si cette information est renseignée. Pour cela, cliquez sur le bouton de traduction, puis saisissez votre version traduite dans les champs prévus.

4. Vérifier que les fiches clients permettent bien l’envoi des SMS

Activer un SMS dans le menu principal ne suffit pas : il faut également s’assurer que chaque fiche client autorise bien l’envoi de ces messages. Dans la fiche client, vérifiez que les cases correspondantes aux SMS que vous avez activés sont bien cochées.

5. S'assurer que les passagers ont un numéro valide avec l'indicatif du pays

Enfin, pour que le SMS arrive à bon port, le passager doit accepter de recevoir des SMS et son numéro de téléphone doit être complet et correctement renseigné. Cela inclut l’indicatif international (ex : +33 pour la France, +32 pour la Belgique). Un oubli à ce niveau peut empêcher totalement l’envoi du message.

L’envoi de SMS aux passagers via WAY-Plan repose sur plusieurs vérifications simples mais indispensables : stock SMS, activation du bon message, configuration client et numéros valides. En suivant cette checklist, vous vous assurez que vos passagers sont toujours bien informés — un détail qui fait toute la différence dans la qualité perçue de votre service.