Facturation électronique (e-Invoicing) Peppol pour la Belgique

WAY-Plan intègre une nouvelle fonctionnalité additionnelle de facturation électronique (e-Invoicing) permettant l’envoi instantané des factures via le réseau officiel Peppol, en toute conformité réglementaire.

Cette option est activable sur demande, après accord par e-mail, et fait l’objet d’une tarification spécifique liée à votre forfait WAY-Plan. Pour obtenir davantage d’informations ou demander son activation, notre équipe reste à votre disposition.
 

Prérequis indispensables

Avant de pouvoir envoyer une facture en e‑Invoicing, il est essentiel que la fiche client soit correctement renseignée.

• Vérifiez et complétez la fiche client concernant l'adresse complète de facturation 

   Rendez‑vous dans menu >Clients assurez‑vous que les informations suivantes sont bien complétées sur le client concerné : numéro de TVA, pays et ville
  
  

  
  Ces informations sont obligatoires pour permettre la correspondance et l’acheminement correct de la facture électronique vers le destinataire.
   

• Recherche de l’adresse électronique de facturation

Deux méthodes sont possibles pour renseigner l’adresse électronique de facturation via Peppol :

1. Insertion directe du numéro Peppol
   Si vous connaissez le numéro Peppol de votre client, saisissez-le directement dans le champ dédié.
   
   
   Attention : Après avoir renseigné ou modifié ce numéro, vous devez impérativement valider les modifications sur la fiche client avant de poursuivre. Une fois la fiche validée, cliquez ensuite sur le bouton «Check Electronic Address» pour vérifier la validité de cet identifiant.
    

2. Recherche automatique via le bouton « Check Electronic Address »
   Si vous ne connaissez pas l’identifiant Peppol, vous pouvez cliquer directement sur ce bouton.
   Le système effectuera une recherche automatique pour retrouver un identifiant Peppol. 
   Si la vérification échoue, il vous signalera les informations manquantes ou incorrectes.
   
   
   Cette étape permet de s’assurer que le client est bien éligible à la réception de factures électroniques.

    

Envoi d’une facture en e‑Invoicing depuis un dossier

Une fois la fiche client validée : Ouvrez le dossier concerné et générez la facture comme habituellement. Puis cliquez sur le bouton « e‑Invoicing » pour l'envoi.

Depuis le dossier, vous pourrez visualiser en temps réel le statut de la facture électronique :

• Facture émise
• Autres statuts informatifs selon le traitement

 L’envoi est instantané : il n’y a pas de retour manuel à effectuer.

Bonnes pratiques recommandées

Nous vous recommandons d’effectuer un envoi de facture test avec l’un de vos clients afin de valider la bonne émission et la bonne réception des factures électroniques, et de confirmer avec lui si un envoi complémentaire au format PDF est toujours nécessaire.

Suivi des factures envoyées depuis le menu Facturation

Depuis le menu Facturation, vous avez accès à :

• la liste complète des factures envoyées en e‑Invoicing
• le statut de chaque facture

Bon à savoir : En dépliant la petite flèche à côté d’une facture, vous disposez d’un raccourci permettant d’envoyer une facture en e‑Invoicing directement depuis ce menu, sans repasser par le dossier. 

 

Informations importantes

Aujourd’hui, l’e‑Invoicing fonctionne pour des envois unitaires de factures, chaque facture doit être envoyée individuellement. 

Le bon renseignement de la fiche client est la clé d’un envoi réussi.